Coördinator Avond4daagse

Hier vind je komend jaar de informatie die voor jouw functie noodzakelijk is.

24 juni 

Parallel aan de ontwikkeling van het nieuwe tochtdatabase systeem gaan we met een nieuw online inschrijfsysteem werken dat geïntegreerd wordt binnen onze tochtdatabase. 

Het nieuwe systeem wordt vereenvoudigd waardoor je toekomstig de online inschrijving zelf voor jouw wandeltocht(en) kunt inrichten. We informeren organisaties hierover, stellen een handleiding ter beschikking en zullen hierover ook een webinar geven.

Op dit moment draaien we een pilot met twee evenementen (Duin- en strandtocht & Historisch Brielle). Na de pilot gaan we evalueren en beoordelen welke functionaliteiten nog specifiek nodig zullen zijn voor de organisatie van wandelevenementen en Avond4daagsen.

8 april 2022

Op maandag 4 april werd de eerste klankbordgroep t.b.v. de tochtdatabase gehouden. Het doel van deze sessie was het inventariseren (sparren) over de gewenste functionaliteiten voor het nieuwe portaal voor Avond4daagse coördinatoren.

Hier worden de belangrijkste punten genoteerd.

Aan de hand van de resultaten van de enquête zijn dit de belangrijkste conclusies die we kunnen trekken m.b.t. het ontwikkelen van een nieuw systeem.:

Voor A4D-coördinatoren:

• alles op één ;locatie (medailles, promomateriaal bestellen, A4D invoeren)

• systeem gebruiksvriendelijker maken

Voor Wandeltochtcoördinatoren:

• Inzicht in EV op dezelfde datum in mijn regio

• Systeem gebruiksvriendelijker maken (wijzigingen zelfstandig door kunnen voeren)

• Makkelijk kunnen kopiëren naar volgend jaar

• Zelf mogelijkheid tot aanpassen EV-plaats of -datum (zonder goedkeuringsproces)

• Meer flexibiliteit voor invoeren van tochtgegevens (verrijken van tocht).

Gewenste situatie

In de gewenste situatie moet een coördinator (TC) ieder geval kunnen:

• TC krijgt toegang tot inlogportaal kwbn.nl

• TC kan organisatiegegevens inzien

• TC kan events opvoeren, muteren, annuleren, kopiëren

• TC kan online inschrijven instellen, monitoren en beheren

• TC kan d.m.v. overzichtspagina alle events van organisatie inzien

• TC heeft inzicht in evenementen op dezelfde datum

Tenslotte kwamen uit diverse discussies nog een aantal belangrijke, en interessante onderwerpen die we mee zullen nemen in de ontwikkelingen van het nieuwe systeem.

• Mogelijk maken om tijdens het aanmaken van een evenement zien hoe het evenement op wandel.nl / avond4daagse.nl eruit ziet.

• Mogelijkheid om de online inschrijfmodule vooraf te testen.

• Een eenvoudige oplossing voor het opvoeren van een evenement zonder startpunt (n.t.b. startlocatie).

• Gebruiksvriendelijke manier voor het selecteren van ‘tags’ (voorzieningen) bij evenementen

Er werd ter discussie gesteld of KWbN e.e.a. kan automatiseren wat betreft vergunning verstrekking. Na een rondvraag te hebben gedaan, blijkt dit erg lastig omdat de verschillen per gemeente erg uiteen lopen.

Voor vragen over de voortgang of inhoud van dit project, neem contact op met Luuk via l.vanbergen@kwbn.nl.