Dagelijks bestuur (Voorzitter, Eigenaar, Secretaris, Penningmeester)

Hier vind je komend jaar de informatie die voor jouw functie noodzakelijk is.

2 mei 2022

Op dinsdag 26 april werd de eerste klankbordgroep t.b.v. het dagelijks bestuur gehouden. Het doel van deze sessie was het inventariseren van (sparren over) de gewenste functionaliteiten voor het nieuwe portaal voor voorzitters, secretarissen en penningmeesters.

Hier zijn de belangrijkste punten genoteerd.

Aan de hand van de resultaten van de enquête konden we de volgende conclusies  trekken:

• Het systeem gebruiksvriendelijker en overzichtelijker maken.
• Koppeling met ledenadministratie faciliteren t.b.v. ledenkorting voor evenementen.
• Leg mogelijkheden en verantwoordelijkheid bij lidorganisaties, dus zelf mogelijkheid tot aanpassen organisatie- / bestuurs- / contract- / evenement- en lidgegevens.
• Makkelijker gegevens kunnen invoeren (t.b.v. dubbele functierol).
• Eenvoudig toegang tot belangrijke communicatie. 

Gewenste situatie

In de gewenste situatie moeten de voorzitter (VZ), secretaris (SCR) en penningmeester (PE) in ieder geval de volgende zaken kunnen:

• VZ kan organisatiegegevens inzien;
• VZ krijgt toegang tot de kennisbank;
• SCR kan organisatiegegevens inzien en muteren
• SCR krijgt toegang tot de kennisbank;
• SCR kan organisatiedocumenten uploaden;
• PE kan organisatiegegevens inzien;
• PE kan betaalgegevens muteren;
• PE kan (openstaande) facturen en factuurhistorie inzien;
• PE kan direct facturen betalen.

Discussie

Tenslotte kwamen uit diverse discussies nog een aantal belangrijke en interessante onderwerpen die we mee zullen nemen in de ontwikkeling van het nieuwe systeem.

• Op de vraag of voorzitters ook alles kunnen muteren was het antwoord nee; alleen de secretaris is hiertoe bevoegd. Wel is het mogelijk dat één persoon beide functierollen vervult.
• Nadrukkelijk werd benoemd dat het systeem klantvriendelijker en sneller moet werken. 

Ook hebben we ter discussie gebracht of KWbN e.e.a. kan automatiseren wat betreft het factureren van de organisatieleden namens de organisatie. Zowel uit de enquête, als de klankbordgroep was hiervoor vrij weinig tot geen animo. KWbN zal daar in het nieuwe systeem dus niet in investeren.

Voor vragen over de voortgang of inhoud van dit project, neem contact op met Luuk via l.vanbergen@kwbn.nl.