Dagelijks bestuur (Voorzitter, Eigenaar, Secretaris, Penningmeester)

Hier vind je komend jaar de informatie die voor jouw functie noodzakelijk is.

2 mei 2022

Op dinsdag 26 april werd de eerste klankbordgroep t.b.v. het dagelijks bestuur gehouden. Het doel van deze sessie was het inventariseren (sparren) over de gewenste functionaliteiten voor het nieuwe portaal voor voorzitters, secretarissen en penningmeesters.

Hier zijn de belangrijkste punten genoteerd.

Aan de hand van de resultaten van de enquête gedeeld. Waarbij de belangrijkste conclusies zijn die we kunnen trekken:

• Het systeem gebruiksvriendelijker en overzichtelijker maken
• Koppeling met ledenadministratie faciliteren t.b.v. ledenkorting voor evenementen
• Leg mogelijkheden en verantwoordelijkheid bij lidorganisaties, dus zelf mogelijkheid tot aanpassen organisatie- / bestuurs- / contract- / evenement- en lid-gegevens
• Makkelijker gegevens kunnen invoeren (t.b.v. dubbele functierol)
• Eenvoudig toegang tot belangrijke communicatie 

Gewenste situatie

In de gewenste situatie moeten de voorzitter (VZ), secretaris (SCR) en penningmeester (PE) in ieder geval kunnen:

• VZ kan organisatiegegevens inzien
• VZ krijgt toegang tot de kennisbank;
• SCR kan organisatiegegevens inzien en muteren
• SCR krijgt toegang tot de kennisbank;
• SCR kan organisatiedocumenten uploaden;
• PE kan organisatiegegevens inzien;
• PE kan betaalgegevens muteren;
• PE kan (openstaande) facturen en factuurhistorie inzien;
• PE kan direct facturen betalen

Discussie

Tenslotte kwamen uit diverse discussies nog een aantal belangrijke, en interessante onderwerpen die we mee zullen nemen in de ontwikkelingen van het nieuwe systeem.

• Op de vraag of voorzitters ook alles kan muteren was het antwoord nee; secretaris is alleen hiertoe bevoegd. Wel is het mogelijk dat één persoon beide functierollen vervullen
• Nadrukkelijk werd benoemd dat het systeem klantvriendelijker en sneller zou moeten werken.

Ook hebben we ter discussie gebracht of KWbN e.e.a. kan automatiseren wat betreft het factureren van de organisatieleden namens de organisatie. Zowel uit de enquête, als de klankbordgroep was er vrij weinig tot geen animo hiervoor. KWbN zal hier in het nieuwe systeem niet in investeren.

Voor vragen over de voortgang of inhoud van dit project, neem contact op met Luuk via l.vanbergen@kwbn.nl.