Met soms al fijne temperaturen in de lente, is het natuurlijk genieten van het mooie weer. Maar soms is het weer té mooi en dreigen erg hoge temperaturen en onweersbuien roet in het Avond4daagse-eten te gooien. Zorg dat jouw deelnemers veilig zijn en houd altijd de weersverwachting in de gaten! Onderstaande informatie vind je ook terug in het Handboek Avond4daagse.
Niets zo veranderlijk als het weer. Bij extreme weersomstandigheden (storm, onweer, maar ook extreme hitte), moet je mogelijk besluiten om de Avond4daagse voor één avond of zelfs helemaal af te gelasten. Daarom is het van groot belang dat je het weer vóór en tijdens het evenement scherp in de gaten houdt. Weerbronnen als KNMI, Buienradar en Weeronline geven voorspellingen voor 14 dagen vooruit. Hoe korter voor het evenement, hoe nauwkeuriger de voorspelling. Tijdens het evenement kun je die zelfs per uur volgen. Tip: zoek contact met een betrouwbare lokale weerman of -vrouw.
Mocht er een kans zijn op storm, onweer of extreme hitte, communiceer dan twee dagen van tevoren via alle mogelijke communicatiekanalen dat er op dag 1 om 12.00 uur ’s middags een beslissing valt. Deelnemers en andere betrokkenen kunnen hier dan alvast rekening mee houden.
Houd je aan je belofte en communiceer je besluit (positief of negatief) opnieuw via alle mogelijke communicatiekanalen. Begin met social media, want daar verspreidt nieuws zich het snelst. Daarna volgen je eigen website, lokale media en e-mails naar deelnemers en overige betrokken partijen (voor zover je over hun e-mailadressen beschikt).
Of je Avond4daagse kan doorgaan, bepaal je op basis van de meest actuele voorspelling van verschillende weerbronnen. Bij twijfel overleg je met je contactpersoon bij de gemeente of de politie. Houd altijd voor ogen dat de veiligheid van de deelnemers boven het organiseren van de Avond4daagse staat!
Bij een afgelasting is het netjes om naast alle ‘massacommunicatie’ (website, sociale media, e-mail, lokale media) met een aantal betrokken partijen nog even telefonisch contact op te nemen. Denk daarbij aan sponsoren, contactpersonen van scholen/verenigingen en mensen die een belangrijke rol zouden spelen tijdens de feestelijke slotavond.
Om al je vrijwilligers snel te bereiken, kun je gebruik maken van WhatsApp. In WhatsApp kun je een groep aanmaken met daarin al hun telefoonnummers.
Hoe goed je een afgelasting ook communiceert; er zijn altijd mensen die je berichtgeving missen. Zorg er daarom voor dat je rond de oorspronkelijke aanvangstijd op de startlocatie aanwezig bent. Zo kun je teleurgestelde deelnemers opvangen met een persoonlijke uitleg en eventueel iets te drinken.
