Bij een wandelevenement komen veel mensen samen. Als organisator sta je daarmee voor een flinke uitdaging. Want hoe zorg je voor een vlotte en veilige doorstroom? En wat als het ergens helemaal vastloopt? Voor antwoorden duiken we met Michel van der Breggen en Sander Feijen in de wereld van crowdmanagement. Want mensenstromen kan je sturen, als je maar vroegtijdig bedenkt hoe je dat gaat doen.
Crowdmanagement gaat over het organiseren, begeleiden, monitoren en beheersen van mensenstromen. Dat doe je om je evenement voor iedereen op een veilige en prettige manier te laten verlopen. De kunst is om locaties en routes zo in te richten dat overal doorstroming mogelijk is. Opstoppingen brengen namelijk veiligheidsrisico’s met zich mee, zoals agressie, chaos, valpartijen en verdrukking. Alle maatregelen om dat te voorkomen, neem je op in je veiligheids- of calamiteitenplan.
“Crowdmanagement is pro-actief”, zegt Michel van der Breggen. Hij is eigenaar van Van der Breggen Event Safety en is als veiligheidsadviseur betrokken bij de Betuwse Bloesemtocht. “Dat betekent dat je al in de voorbereidingsfase op zoek gaat naar knelpunten in de doorstroming en publieksdichtheid van je evenement. Vervolgens maak je een plan om die knelpunten zo goed mogelijk te ondervangen. Dat gaat over maatregelen, middelen, procedures, verantwoordelijkheden en de instructie van je personeel.”
Crowdcontrol is iets anders. Michel: “Dat is reactief: het oplossen van knelpunten die tijdens je evenement ontstaan. Dan moet je bijvoorbeeld doorgangen afsluiten of opengooien en mensen achter de broek zitten om door te lopen. Ook dat moet je managen, maar wie, wat en hoe heb je als het goed is al vooraf bedacht en georganiseerd.”
Bij een regulier evenement beperkt crowdmanagement zich meestal tot één locatie, zoals een festivalterrein. “Bij een wandelevenement is dat anders”, geeft Michel aan. “Daar heb je een hele keten van locaties. Uiteraard je start-finishlocatie en rust- en verzorgingsposten. Maar ook elk ander punt op je routes waar iets met mensenstromen gebeurt. Denk aan een wegversmalling, een oversteekplaats of een bezienswaardigheid. Ook daar kan het druk worden, omdat mensen er moeten vertragen, stilstaan of afwijken van de route.”
Loopt het ergens vast, dan gebeurt dat ook met iedereen die daarachteraan komt. “Daarom moet je voor maatregelen altijd naar je hele keten kijken”, benadrukt Michel. “Organisatoren zijn geneigd om al hun aandacht op de plek van de opstopping te vestigen. Die willen ze zo snel mogelijk oplossen. Maar dat valt niet mee als er steeds nieuwe mensen bijkomen.”
Om die nieuwe toestroom te beperken, moet je ook op voorgaande locaties actie ondernemen. “Tempo vertragen, mensen op een rustpost wat langer vasthouden of een tijdelijke wandelstop instellen”, noemt Michel als mogelijkheden. “Hoe dichter bij de opstopping, hoe steviger je moet ingrijpen. En daarbij ga je dan helemaal terug in de keten tot een punt waar je weer ruimte hebt. Upstream plannen en beslissen noemen we dat.”
Drukte in je keten kan je voorspellen. Dat doe je door de publieksdichtheid van je locaties te berekenen. “Bij de Betuwse Bloesemtocht moeten deelnemers vrij snel na de start over een pontonbrug”, vertelt Michel “Daar moeten ze een oever af en op en zakt het tempo naar 2,5 kilometer per uur. Dat vergroot de kans op opstoppingen vóór de brug.”
Volgens onze berekeningen kunnen er maximaal 125 mensen per minuut over de brug. Onze scanlijnen bij de start verwerken maximaal 12 mensen per minuut. Conclusie: er mogen niet meer dan 10 tot 12 scanlijnen tegelijk open. Aan dat besluit hebben we ons gehouden. Ook toen tijdens het evenement twee treinen uitvielen. Daardoor kwam er op een later tijdstip een extra grote stroom mensen vanaf het NS-station. Een deel daarvan moest bij de start dus even wachten.”
Ook bij de 4Daagse verloopt de startprocedure de laatste jaren meer gedoseerd om piekdrukte op verschillende delen van het parcours te verminderen. “Voor die tijd startten we iedereen zo snel mogelijk weg”, schetst Sander Feijen, projectmedewerker bij Stichting DE 4DAAGSE. “Dat lijkt logisch voor een snelle doorstroom. Maar even later liep het dan rijen dik over de Waalbrug en zakte het tempo op elk smal punt.”
Ook de startlocatie zelf kende een aantal knelpunten. Sander: “Mensen arriveerden ruim voor hun starttijd. Daarbij blokkeerden 40 kilometerlopers de doorgang voor late starters op de 50 kilometer. En als het startschot klonk, ontstond gedrang omdat mensen vanaf de zijkanten voorkropen.”
Dit jaar is er voor de startprocedure veel aangepast. Sander daarover: “Om te beginnen is er meer ruimte op de startlocatie. Dat komt omdat we de terrassen elke avond leeghalen en pas na de startprocedure weer opbouwen. Voor de procedure zelf hebben we de wachtrijen per afstand gescheiden. De hekken voorkomen ook het voordringen vanaf de zijkanten. En deelnemers die pas aan het einde van hun startblok aankomen, hebben vrije doorgang via een bypass. Dat communiceren we ook vooraf en bewust. Want als deelnemers dat aantrekkelijk vinden, komen ze hopelijk later en kunnen we nóg beter spreiden.”
Om startprocedure, wachttijden en de doorstroom op het parcours goed te monitoren, gebruikt de 4Daagse-organisatie data van de startscan en de 4Daagse-app. Daarnaast is er waarneming op locatie. “Zo zijn we real time op de hoogte en kunnen we direct bijsturen”, geeft Sander aan. “Als dat nodig is, moeten mensen bij de start iets langer wachten. Bij sommige deelnemers wekt dat irritatie op. Maar als je helder uitlegt dat ze dan de rest van de dag beter kunnen doorlopen, is er ook begrip. Bovendien doen we iets om het wachten te verzachten, bijvoorbeeld door sfeervolle muziek rondom het startmoment.”
Over één ding zijn Michel en Sander het helemaal eens: met crowdmanagement ben je nooit klaar. “Evenementen groeien groter en situaties op locaties veranderen”, geeft Michel aan. En soms pakt een maatregel niet uit zoals je had bedacht.” Voor Sander is dat allemaal heel herkenbaar. “In al die gevallen moet je je crowdmanagementplan weer aanpassen”, bevestigt hij. “Daarom zie ik dat plan vooral als een werkdocument. Er is namelijk altijd verbetering mogelijk.”
Heb je nog vragen over crowdmanagement of een plan dat je graag een keer door een specialist wil laten beoordelen? Michel van der Breggen kijkt en denkt graag met je mee. Vul je vraag in op het onderstaande formulier en Michel neemt contact met je op.
De vragen worden ook door KWbN ingezien zodat we onze informatievoorziening richting wandelaanbieders over dit onderwerp kunnen uitbreiden.
