Hoe werf je meer deelnemers voor je wandeltocht?

Om te beginnen: het aantal deelnemers is voor het succes van een wandeltocht- of evenement niet het belangrijkste. Het gaat er vooral om dat iedereen blij en tevreden is. Het werven van deelnemers gaat daarom niet alleen over promotie, maar ook over de kwaliteit van je aanbod en wat jouw organisatie aankan.

Wil je structureel meer deelnemers? Maak dan eerst een goed plan. Daarvoor vind je direct hieronder een aantal aandachtspunten. Daarna volgen tips en ideeën om je bij je plannen op weg te helpen. 

• Geef je tocht een aantrekkelijke naam die iets zegt over wat je ziet/meemaakt tijdens jouw tocht (Oliebollentocht, Bloesemtocht, Midwinterhoorntocht, Heuvelland Vierdaagse).
• Zorg voor unieke routes; bijvoorbeeld door gebieden waar je anders niet mag komen (overleg hierover met de terreinbeheerder) of door bijzondere gebouwen, een museum, veiling, botanische tuin, pretpark.
• Voeg korte(re) routes toe voor recreatieve wandelaars, gezinnen met kinderen en mensen die niet zo lang kunnen lopen. 
• Organiseer een aparte (beleef)route voor kinderen, met onderweg verschillende activiteiten, opdrachten, puzzels. 
• Zorg dat je start/finishlocatie makkelijk bereikbaar is: dicht bij OV, met voldoende parkeerruimte of een shuttlebus vanaf het station.
• Zorg voor een gezellige start/finishlocatie, met binnen en buiten voldoende ruimte voor zitten, eten, drinken, muziek, slotfeest. 
• Neem bij het inschrijfgeld ook iets te drinken en/of te eten mee en communiceer daarover: een kom soep, oliebollen, gluhwein, streekgerecht inbegrepen!
• Zorg voor een vlotte startprocedure zonder lange wachtrijen.
• Zorg voor voldoende, schone toiletten met gelegenheid om handen te wassen/reinigen. 
• Verzin een thema voor je wandeltocht en voer dat zo ver mogelijk door, bijvoorbeeld in de aankleding van je locaties; de kleding van je vrijwilligers; vormgeving van materialen, medailles en stickers; passende muziek, theater, hapjes of drankje. 
• Haak voor bijzondere belevenissen aan bij een ander evenement in je dorp/stad, zoals een feestweek,  lichtroute, sportdag; zo versterk je elkaars aanbod en kun je ook samen promoten. 
• Geef deelnemers een extra reden om een volgende keer terug te komen, bijvoorbeeld door medailles te nummeren of ieder jaar anders vorm te geven.
• Bied samen met een hotel, hostel of camping een overnachtingsarrangement aan.

• Vraag e-mailadressen uit voor het sturen van nieuwsbrieven
• Stimuleer online inschrijven door een startbewijs in de voorinschrijving goedkoper te maken dan op de dag zelf. Hiermee verzamel je e-mailadressen van deelnemers.
• Bij gebruik van online inschrijven mag je deelnemers vlak na de tocht nog één keer via de mail benaderen! Maak hier gebruik van, vraag om feedback.
• Laat deelnemers bij online inschrijven goedkeuring geven voor het sturen van mails over andere tochten die je organiseert of je tocht van het volgend jaar. Let op: dit moet een zogeheten 'actieve opt-in' zijn. Je mag het toestemmingsvinkje dus niet al aangevinkt hebben; dat moet de deelnemer zelf doen. 
• Neem het versturen van een nieuwsbrief op in je algemene voorwaarden.

• Promoot je tocht via je eigen website en social mediakanalen. 
• Promoot je tocht via platform Wandel.nl, de grootste wandelcommunity van Nederland. Gegevens die je invoert in de KWbN-tochtdatabase verschijnen in de online agenda's op de website, in de app en in de halfjaarlijkste papieren bijlage van magazine Wandel.nl.
• Voer in de KWbN-database niet alleen feitelijke tochtgegevens in, maar gebruik ook de mogelijkheid om meer informatie over routes, omgeving, bijzonderheden én foto's en een filmpje toe te voegen. Mensen kiezen eerder voor een tocht waarvan ze zich al een positief beeld kunnen vormen. 
• Maak gebruik van extra exposure-mogelijkheden via de kanalen van Wandel.nl (tegen betaling). 
• Creëer schaarste; maak alleen gebruik van online inschrijven vooraf. 
• Bied uitingen aan die deelnemers zelf via hun sociale media kunnen delen. 
• Breng (lokale en regionale) online UIT-agenda's in kaart en zorg dat je tocht daar wordt vermeld. 
• Denk bij het versturen van persberichten ook aan online kanalen van lokale/regionale kranten en omroepen (soms hebben die een eigen redactie) en vergeet In de Buurt niet. 
• Zorg voor de pers voor een aantal karakteristieke foto's van jouw tocht (in hoge resolutie) en stuur die mee via een downloadlink. 

• Creëer zichtbaarheid voor je wandeltocht/evenement, bijvoorbeeld met flyers, posters, vlaggen, banieren, sandwichborden, advertenties in kranten en lokale weekbladen. 
• Benut lokale promotiemogelijkheden, zoals reclame- en informatieborden langs hoofdwegen in stad/dorp/wijk en aanplakborden in de bibliotheek, supermarkt, gemeentehuis, sporthal. 
• Werk samen met organisaties en bedrijven die verstand hebben van promotie, zoals VVV-kantoor, promotiebureau, communicatie/vormgevings/reclamebureau. 
• Werk samen met de lokale omroep; nodig die uit voor een beeldverslag van je wandeltocht; vraag of ze met de opgenomen beelden een promotiefilmpje voor de volgende editie voor je willen maken.   
• Betrek je sponsors en lokale ondernemers; wat kunnen zij doen om je tocht aantrekkelijker te maken of te promoten?
• Nodig gericht groepen uit om mee te doen. Denk aan lokale sportclubs, scouting, scholen, afdelingen van landelijke verenigingen (bijv. KBO of Vrouwen van Nu). 
• Leg contact met de buurtsportcoach. Vraag hem/haar mee te denken over de promotie van jouw tocht/evenement en daar ook zelf aan mee te werken.
• Bied de mogelijkheid tot een sponsorloop voor een goed doel.