Hoe zorg je voor een soepele start van je wandeltocht?

Tips voor een soepele start

Werk alleen met voorinschrijving (online inschrijven en betalen) en bied geen inschrijving op de dag zelf meer aan.
Maak inschrijving op de dag zelf onaantrekkelijk met flink hogere prijzen (bijvoorbeeld 3 tot 5 euro extra) dan die bij de voorinschrijving.
Laat de online inschrijving open staan tot en met het laatste tijdstip waarop deelnemers op de dag van de wandeltocht kunnen starten. Op de startlocatie hang je A4-blaadjes met de QR-code van de online inschrijving. Mensen kunnen die code scannen met hun mobiele telefoon en direct online inschrijven en betalen. Ze ontvangen de inschrijfbevestiging (e-ticket) via de mail. Handig voor mensen die hun mail op hun mobiele telefoon ontvangen. Ze kunnen de inschrijfbevestiging direct laten zien en hoeven niet in de rij voor de inschrijfbalie.
Zorg per afstand voor een ruime startperiode van minimaal 1,5 tot 3 of 4 uur. Laat de deelnemers van de langere afstanden eerst starten en daarna die voor de kortere afstanden. Zo arriveren deelnemers beter verspreid over de dag bij het startbureau.

Werk eventueel met tijdsloten. Daarbij laat je om de 15-20 minuten een maximum aantal deelnemers (van één of meerdere afstanden) van start gaan. Elke deelnemer moet vooraf weten welk tijdslot je hem of haar hebt toebedeeld. Dat kan bij voorinschrijving door het tijdslot duidelijk te vermelden op het inschrijfbewijs. Je kunt eerst alle tijdsloten met voorinschrijvers afwerken en daarna de overige deelnemers van start laten gaan. Of je reserveert per tijdslot ook ruimte voor overige deelnemers die rond dat tijdstip bij het startbureau aankomen.

Houd op de startlocatie deelnemers die zich vooraf hebben ingeschreven en wandelaars die dat nog moeten doen uit elkaar. Aan de ene kant scan/controleer je startbewijzen van voorinschrijvers die vervolgens direct van start kunnen. Aan de andere kant heb je de wachtrij met wandelaars die zich nog moeten inschrijven. Voor de leiding van groepen kun je daarnaast nog een aparte aanmeldbalie inrichten. Maak met behulp van aanwijzingen en bebording/bepijling goed duidelijk wie waar moet zijn. Doe je dat goed, dan staan deelnemers meteen op de goede plaats, lopen zij elkaar niet in de weg en weten jouw vrijwilligers waar ze aan toe zijn.
Richt voor groepen verzamelpunten in, waar zij binnen vakken kunnen opstellen tot iedereen van de groep er is.
Zorg voor voldoende inschrijfbalies om de wachtrij voor inschrijving ter plaatse zo kort mogelijk te houden. Eén van onze grotere tochtorganisatoren heeft er 14 tot 15 voor jaarlijks zo'n 6.000 inschrijvingen op locatie.
Zorg dat je hulptroepen achter de hand hebt; vrijwilligers die je op het allerlaatste moment kunt oproepen om op te schalen als de inschrijving op locatie onverwacht overloopt. Deze vrijwilligers moeten tijdens de tocht geen andere essentiële taken of verplichtingen hebben.