Hoe digitalisering bijdroeg aan het succes van de eerste Groningse 4Daagse

Het idee van een Groningse 4Daagse begon klein, via een gesprek met lokale ondernemers, de gemeente en wandelverenigingen. “We zagen dat de vrijetijdseconomie in Groningen beter benut kon worden”, vertelt André. “Via mijn bedrijf organiseerden we al stadswandelingen en uitjes, maar een meerdaags evenement ontbrak.” Na overleg met onder andere KWbN, gemeente Groningen en de organisatie van de Nijmeegse Vierdaagse was de conclusie helder: er was ruimte én een behoefte. “Wij konden aan de slag!”

Iedere wandelorganisatie weet dat de logistiek die bij een wandelevent komt kijken, een uitdaging is. Routes, veiligheid, communicatie met vrijwilligers, het moet allemaal tot in detail kloppen. Juist daar bood digitalisering uitkomst voor de Groningse 4Daagse, bijvoorbeeld bij het delen van de route. “Ons uitgangspunt was simpel: we wilden dat elke deelnemer diens route kon vinden op een manier die bij diegene past”, legt André uit. Dus kwamen er meerdere (digitale) opties om je route in te zien: PDF- en GPX-bestanden waren te downloaden via de website en de ouderwetse, vertrouwde papieren routekaart ontbrak ook niet.

“Daarnaast bleek het inzetten van een Groningse 4Daagse-app goud waard“, vertelt André. "We gebruikten de TRACK-app waarin deelnemers onder andere hun locatie konden delen en pushmeldingen konden ontvangen. Wij als organisatie konden realtime zien waar de drukte zat en indien nodig meldingen of waarschuwingen sturen.” Daarmee bleek het inzetten van de app een doorslaggevend voordeel te zijn richting de gemeente: “Veiligheid was een belangrijke eis. Dankzij de digitale tracking konden we aantonen dat we het evenement strak konden monitoren. Dat gaf vertrouwen én een vergunning.”

“Na afloop wilden we natuurlijk weten wat er goed ging en wat beter kon”, vervolgt André zijn verhaal. “Via onze website, die we bouwden met het gebruiksvriendelijke en gratis cms Wix, vertuurden we een digitaal evaluatieformulier.” Dat bleek opnieuw bingo. Want maar liefst 900 mensen vulden de enquete in. “Een uitzonderlijk hoog percentage in de evenementenwereld”, zo weet André. “De kracht zat in de eenvoud; iedereen kon meedoen, deelnemers, vrijwilligers, bezoekers en sponsors. Digitalisering hielp om dat laagdrempelig te maken.”

Digitalisering speelde ook in de promotie een belangrijke rol. In januari trad de organisatie voor het eerst naar buiten met de aankondiging van een Groningse 4Daagse. Binnen no-time pikten regionale media het bericht op. Dat leidde onder andere tot een bijzondere samenwerking met Stichting Maggie’s Centre Groningen, die mensen met kanker ondersteunt. “'We delen dezelfde waarden: verbinding en vitaliteit. Samen zamelden we ruim €7.000 in”, vertelt André trots.

En toen kwam de kers op de taart: cabaretier Bert Visscher sloot zich - via Stichting Maggy - aan als ambassadeur. “Dat was geweldig natuurlijk! Dankzij een promovideo met Bert, geproduceerd door Mediavaart, werd ons bereik explosief vergroot. Een slimme contentstrategie op Instagram, TikTok, YouTube, Facebook en LinkedIn zorgde vervolgens voor een razensnelle groei van onze volgersaantallen.” Daarvoor was een bestuurslid wel dagelijks bezig met het maken en inplannen van content. “Tegenwoordig net zo belangrijk als het uitzetten van de route,” zegt André lachend.

De Groningse 4Daagse bewijst dat digitalisering geen bedreiging is voor de charme van het wandelen, maar juist een versterking ervan kan zijn. Door slimme inzet van digitale middelen kun je als wandelorganisatie de beleving verdiepen, de veiligheid vergroten en de communicatie verbeteren. André vat het mooi samen: “Wandelen blijft een pure, menselijke activiteit. Digitalisering helpt ons om dat op grotere schaal, met meer beleving en minder risico’s te doen.”

Ook aan de slag met de inzet van digitalen middelen bij jullie wandelevents? Hier zijn een aantal tips:

1. Investeer in een route-app.
   Gebruik een app voor live tracking, pushmeldingen en route-informatie. Het verhoogt de veiligheid én de beleving.
2. Maak je website multifunctioneel.
   Gebruik een cms als Wix of WordPress om formulieren, nieuws en routebestanden eenvoudig te delen. Voeg een evaluatieformulier toe. Het levert onschatbare inzichten op.
3. Zet social media strategisch in.
   Plan content vooruit, gebruik korte video’s en betrek ambassadeurs of lokale bekendheden.
4. Digitaliseer je veiligheid.
   Gebruik tracking, digitale noodcommunicatie en meldingsfuncties om te voldoen aan gemeentelijke eisen en deelnemers gerust te stellen.
5. Blijf menselijk.
   Digitalisering is een hulpmiddel, geen doel. Combineer technologie met persoonlijke aandacht en echte ontmoetingen. Dat is waar wandelen om draait.