Slechts 6 vrijwilligers zorgen voor grootse, inclusieve wandeltocht

Tijdens de vierde editie van de Limburgse Beweeg- en Beleefweek vroegen Limburg Athletics+ en Limburg Walking+ drie lokale partijen uit Venray om een wandeltocht te organiseren. Daar hadden ATV-Venray, Avondvierdaagse Venray en het Meerdaags Wandelevenement Venray wel oren naar. En ze gaven daar meteen een hele eigen draai aan; met slechts zes vrijwilligers organiseerden zij een wandeltocht (230 deelnemers) voor mensen die anders niet zo snel betrokken worden bij het wandelen. In dit artikel vertelt Michel Thomassen, een van de organisatoren, hoe zij dit voor elkaar kregen.

Een hecht team en heldere afspraken

“We wisten meteen dat we zowel deelname als organisatie laagdrempelig wilden houden”, steekt Michel van wal. “Daarom besloten we dat het evenement door slechts zes vrijwilligers gedragen moest kunnen worden. Omdat we zuinig willen zijn op de vrijwilligers die we hebben en hen niet willen overvragen. Hoewel er vooraf twijfel was bij het bestuur of zes mensen voldoende zou zijn, bleek al snel dat er een sterke klik was tussen Germy Thielen van Avondvierdaagse Venray, Marjan Kuipers en Jan Poels van ATV-Venray, Patrick Reijntjes en ikzelf van Meerdaags Wandelevenement Venray en Danny Vullings van Venray Beweegt. Er was vanaf het begin vertrouwen; we maakten heldere afspraken en hielden ons daaraan. We werkten met korte lijnen en regelmatige afstemming. Juist deze kleinschalige aanpak bleek de sleutel tot succes.”

Bewuste focus op nieuwe doelgroepen

“Ook in de opzet van onze wandeltocht wilden we laagdrempelig zijn. Daarom kozen we als organisatie bewust voor:

Drie afstanden: 3, 5 en 10 kilometer.
Een volledig rolstoeltoegankelijke route van 3 kilometer.
Ruime starttijden in de ochtend, zo bleef de zondagmiddag vrij.
Gratis deelname om financiële drempels weg te nemen.
Een maximum van 250 deelnemers*

Omdat deze opzet zorgde voor een overzichtelijk evenement met aandacht voor iedere deelnemer, hebben we al besloten dat we volgend jaar niet willen groeien. Wel hebben we al leuke extra elementen bedacht die we kunnen gaan toevoegen.”

*Vanwege de beschikbare ruimte bij start en finish op de atletiekbaan in Venray en de vrijwilligerscapaciteit.

In gesprek met de doelgroepen

Een bijzonder aspect aan deze wandeltocht, was dat de organisatoren zich niet richtten op de ervaren wandelaar. Michel vertelt: “We wilden iets organiseren voor mensen voor wie sporten en bewegen minder vanzelfsprekend is. Want wandelen is natuurlijk ontzettend laagdrempelig, sociaal en gezond. Maar sommige mensen hebben een duwtje in de rug nodig om mee te doen aan een georganiseerde wandeltocht. De focus lag daarom op het bereiken van onder andere jongeren en ouderen, gezinnen, mensen met een fysieke of verstandelijke beperking, wandelaars met uiteenlopende culturele achtergronden en mensen die zich eenzaam voelen of moeite hebben om contacten te leggen.

In plaats van flyeren en mailen kozen we ervoor om persoonlijk contact te leggen met deze doelgroepen. Dat deden we via lokale organisaties, zoals oudereninitiatieven, het COA, Oekraïense vluchtelingennetwerken en het ROC. Het kostte natuurlijk meer tijd en moeite om afspraken te regelen, ons verhaal toe te lichten en in gesprek te gaan, maar een groot voordeel van deze aanpak was dat we praktische bezwaren direct konden bespreken en oplossen. Bovendien bouw je zo ook echt een band op met je doelgroep; alle organisaties hebben al aangegeven volgend jaar weer mee te willen doen.”

Momenten die het verschil maken

“Een beeld dat veel vrijwilligers is bijgebleven, was de komst van een groep mensen met een verstandelijke beperking”, vertelt Michel. “We kregen de avond voor de tocht een mailtje met de vraag of zij alsnog mee mochten doen, ook al waren ze te laat met inschrijven. Dat vonden we goed, dus op de dag zelf liepen deze mensen met een brede glimlach het terrein op en vertelden na afloop hoe bijzonder het voor hen was om erbij te mogen zijn. Juist omdat er weinig aanbod is voor deze doelgroep en kosten van deelname - ook al is dat maar een paar euro - vaak een belemmering zijn. Dit soort momenten bevestigden voor ons de kern van het evenement: iedereen hoort erbij.”

Meer deelnemers dan verwacht

Qua deelnemersaantallen werden de verwachtingen ruimschoots overtroffen. De organisatie zette aanvankelijk in op 50 tot 60 deelnemers, maar die ambitie werd al snel bijgesteld naar 100 en later naar 150. Uiteindelijk namen 230 wandelaars deel, bijna het maximum dat de organisatie aankon. Michel vertelt trots: “Het leukste was dat de jongste deelnemer 2 jaar was en de oudste bijna 90! Bovendien waren velen voor de eerste keer op de atletiekbaan van Venray; het start- en finishpunt. Dat heeft al geleid tot nieuwe leden voor ATV-Venray.”

Praktische tips

Voor organisatoren zette Michel een aantal tips op een rij:

Ga het wiel niet opnieuw uitvinden; kijk naar wat er al is en borduur daarop voort.
Breng de juiste mensen van verschillende organisaties bij elkaar zodat je werkt met een klein, gemotiveerd team. Houd de lijnen kort en stem regelmatig af.
Begin op tijd met de organisatie en maak een duidelijke rolverdeling zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
Bied meerdere afstanden aan voor verschillende doelgroepen.
Zet PR breed in, maar investeer vooral in persoonlijk contact met je doelgroep. In gesprek gaan kost meer tijd, maar levert ook veel meer verbinding op.
Luister naar de twijfels en wensen van je doelgroep en stem je aanbod daarop af.
Bewaak bewust de schaalgrootte van je evenement om je vrijwilligers te behouden.

Resultaten om trots op te zijn

Met deze bijzondere wandeltocht zetten ATV-Venray, Avondvierdaagse Venray en het Meerdaags Wandelevenement de plaats Venray nadrukkelijk op de wandelkaart. Dat blijkt wel uit het feit dat dit initiatief met 230 deelnemers tijdens de Limburgse Beweeg- en Beleefweek de grootste opkomst had. De organisatie deelde haar verhaal tijdens de netwerkbijeenkomst van Limburg Athletics+ en Limburg Walking+ en ontving daar veel waardering.

“En alsof dat allemaal nog niet genoeg was, werden we ook nog genomineerd voor de Sport & Cultuur Award Venray in de categorie Beste Initiatief”, vertelt Michel. “We werden tweede en dat voelde als een onverwachte maar zeer welkome erkenning. Maar het belangrijkste voor ons als organisatie was de bevestiging dat een kleinschalige, doordachte aanpak met aandacht voor vrijwilligers en bijzondere doelgroepen leidt tot succes. Volgend jaar willen we weer!”

Beeldmateriaal: de foto's op deze websitepagina zijn gemaakt door Henk Meuwissen.