Wat te doen bij extreme weersomstandigheden

Mocht er een kans zijn op storm, onweer of extreme hitte, communiceer dan tijdig of het evenement al dan niet wordt afgelast. Houd daarbij rekening met de reistijd van deelnemers en andere betrokkenen.

Houd je aan je belofte en communiceer je besluit (positief of negatief) opnieuw via alle mogelijke communicatiekanalen. Begin met social media, want daar verspreidt het nieuws zich het snelst. Daarna volgen je eigen website, lokale media en e-mails naar deelnemers en overige betrokken partijen (voor zover je over hun e-mailadressen beschikt). 

Of je wandeltocht kan doorgaan, bepaal je op basis van de meest actuele voorspelling van verschillende weerbronnen. Bij twijfel overleg je met je contactpersoon bij de gemeente of politie. Houd altijd voor ogen dat de veiligheid van de deelnemers boven het organiseren van de tocht staat! 

Als je besluit om je evenement af te gelasten, is het netjes om (naast alle massacommunicatie via de website, social media, e-mail en lokale media) ook een aantal betrokken partijen persoonlijk te benaderen. Denk daarbij aan sponsoren, contactpersonen van samenwerkende of deelnemende organisaties en mensen die een belangrijke rol zouden spelen bij de randactiviteiten.

Is besloten om het evenement toch van start te laten gaan, dan blijf je het weer in de gaten houden. Met je eigen lokale weerdashboard van Infoplaza blijf je continu op de hoogte van het weer tijdens jouw wandeltocht.

Stem ook af met de contactpersonen van de gemeente(s) en politie. Mocht het alsnog slecht weer worden, zorg er dan voor dat het calamiteitenplan goed in werking kan treden. 

1. Zoek een lokale weerdeskundige: Vind je het lastig om het weer goed in te schatten? Vraag dan advies aan een lokale weerdeskundige. Kijk in regionale media wie actief is in jouw omgeving en neem op tijd contact op. En maak gebruik van jouw realtime dashboard van Infoplaza. 
2. Gebruik een WhatsApp-groep voor je vrijwilligers: Om al je vrijwilligers snel te bereiken, kun je gebruik maken van WhatsApp. In WhatsApp kun je een groep aanmaken met daarin al hun telefoonnummers.
3. Zorg voor opvang bij de startlocatie: Hoe goed je een afgelasting ook communiceert, er zijn altijd mensen die je berichtgeving missen. Zorg er daarom voor dat je rond de oorspronkelijke aanvangstijd op de startlocatie aanwezig bent. Zo kun je teleurgestelde deelnemers opvangen met een persoonlijke uitleg en eventueel iets te drinken (prettig als ze van ver komen).