Wat te doen bij extreme weersomstandigheden

Mocht er een kans zijn op storm, onweer of extreme hitte, communiceer dan tijdig of het evenement al dan niet wordt afgelast. Houd daarbij rekening met de reistijd van deelnemers en andere betrokkenen.

Houd je aan je belofte en communiceer je besluit (positief of negatief) opnieuw via alle mogelijke communicatiekanalen. Begin met social media, want daar verspreidt het nieuws zich het snelst. Daarna volgen je eigen website, lokale media en e-mails naar deelnemers en overige betrokken partijen (voor zover je over hun e-mailadressen beschikt). 

Of je wandeltocht kan doorgaan, bepaal je op basis van de meest actuele voorspelling van verschillende weerbronnen. Bij twijfel overleg je met je contactpersoon bij de gemeente of politie. Houd altijd voor ogen dat de veiligheid van de deelnemers boven het organiseren van de tocht staat! 

Bij een afgelasting is het netjes om naast alle ‘massacommunicatie’ (website, social media, e-mail, lokale media) met een aantal betrokken partijen nog even telefonische contact op te nemen. Denk daarbij aan sponsoren, contactpersonen van meewerkende en deelnemende organisaties en mensen die een belangrijke rol zouden spelen bij de randactiviteiten. 

Is besloten om het evenement toch van start te laten gaan, dan blijf je het weer in de gaten houden. Stem dit ook zo af met de contactpersonen van de gemeente(s) en politie. Mocht het alsnog slecht weer worden, zorg er dan voor dat het calamiteitenplan goed in werking kan treden. 

1. Zoek een lokale weerman/-vrouw: Vind je het ingewikkeld om de weersomstandigheden goed in te schatten? Zorg dan dat je tijdens je evenement advies kunt vragen van een lokale weerman of –vrouw. Kijk in lokale en regionale media wie er in jouw omgeving actief zijn. Wellicht willen ze je zelf helpen en anders kunnen ze je vast doorverwijzen. Regel dit ruimschoots vóór jouw evenement. Overigens krijg je binnenkort de mogelijkheid gebruik te maken van het realtime dashboard van Infoplaza. Houd de nieuwsbrief in de gaten voor meer informatie hierover.
2. Gebruik een WhatsApp-groep voor je vrijwilligers: Om al je vrijwilligers snel te bereiken, kun je gebruik maken van WhatsApp. In WhatsApp kun je een groep aanmaken met daarin al hun telefoonnummers.
3. Zorg voor opvang bij de startlocatie: Hoe goed je een afgelasting ook communiceert, er zijn altijd mensen die je berichtgeving missen. Zorg er daarom voor dat je rond de oorspronkelijke aanvangstijd op de startlocatie aanwezig bent. Zo kun je teleurgestelde deelnemers opvangen met een persoonlijke uitleg en eventueel iets te drinken (prettig als ze van ver komen).