Vrijwilligers binden en behouden

• Zorg binnen je organisatie voor een vast aanspreekpunt voor vrijwilligers. Deze persoon dient voor de vrijwilligers als vraagbaak en heeft een verbindende rol.
  
  
• Geef je vrijwilligers aandacht. Maak een praatje, luister naar ze, neem ze serieus en houd je aan afspraken. Laat ze weten dat ze er voor jouw organisatie toe doen. Maak geen verschil tussen verschillende groepen vrijwilligers.
  
  
• Betrek je vrijwilligers bij jouw organisatie of tocht/evenement. Informeer ze over plannen, projecten en activiteiten en laat ze daarover meedenken of aan mee werken. Geef ze daarbij ruimte voor hun eigen inbreng; doe voorstellen niet af met “Dat doen wij altijd zo”.
  
  
• Zorg voor een lief en leedregeling binnen jouw organisatie. Stuur een verjaardagskaart, beterschapskaart, fruitmand of bloemen, passend bij de gelegenheid.
  
  
• Besteed aandacht aan vrijwilligers die een jubileum vieren; hiervoor is het belangrijk dat je bijhoudt op welk moment een vrijwilliger bij jouw organisatie is begonnen.
  
  
• Organiseer een gezellige activiteit voor je vrijwilligers en nodig eventueel ook hun partner en/of kinderen uit. Suggesties: een vrijwilligersavond, een barbecue, een fietstocht, museumbezoek, puzzeltocht, borrel met hapjes of een afterparty na afloop van een tocht of evenement.
  
  
• Organiseer je alleen een tocht of evenement, laat dan ook gedurende de rest van het jaar iets van je horen. Informeer en betrek vrijwilligers met enige regelmaat bij jouw organisatie. Organiseer voorafgaand aan tocht of evenement een instructiemiddag of -avond en een aantal weken na afloop een terugblik- of evaluatiebijeenkomst.
  
  
• Geef vrijwilligers die het hele jaar voor jouw organisatie actief zijn een vergoeding voor onkosten, zoals reizen, telefoon, internet en printen.
  
  
• Geef ook andere vrijwilligers een vergoeding voor hun werkzaamheden. Dit kan een financiële vergoeding zijn in de vorm van geld of een waardebon. Het kan ook een vergoeding in natura zijn. Denk aan eten, drinken, kleding, gezelligheid en vertier of een speciale (herinnerings)attentie.
  
  
• Faciliteer jouw vrijwilligers bij de uitvoering van hun werkzaamheden met de juiste en professionele middelen en/of kleding. Denk daarbij aan een fiets, auto, regenjas, vest of hes, regenlaarzen, laptop, printer, GPS-toestel, scanapparatuur e.d.
  
  
• Ambitieuze vrijwilligers kun je een cursus of bijscholing aanbieden. Via de NOC*NSF Academie voor Sportkader en het programma Veilig Sportklimaat is er interessant aanbod dat voor sportverenigingen niet of nauwelijks geld kost.
  
  
• Blijf je vrijwilligers volgen. Vaak zijn ze om een bepaalde reden bij jouw organisatie vrijwilliger geworden. Vraag na verloop van tijd of ze de taak die ze uitoefenen nog steeds leuk vinden. Missen ze iets of willen ze wellicht iets anders? Zorg dat je vrijwilligers regelmatig polst, zodat je ze niet kwijtraakt.
  
  
• Wees flexibel en denk met je vrijwilligers mee. Verandering van persoonlijke omstandigheden kan invloed hebben op hun vrijwilligerswerk. Kijk dan samen of je iemands taken kunt aanpassen of verminderen, zodat hij of zij wel bij de organisatie betrokken blijft.

Deze tips zijn samengesteld door een werkgroep bestaande uit: Joop Achterkamp (Stichting Internationale Vierdaagse Apeldoorn), Roland van der Heijden (Stichting Nationale Rode Kruis Bloesemtocht), Ronald Hellinga (Tocht om de Noord), Ellen Jager (PSV Renkum / Airbornewandeltocht), Lotte Janssen (Stichting DE 4DAAGSE), Miranda Janssen (KWbN), Richard Leloux (Stichting Duinenmars) en Wim Lensen (Stichting Venloop).