Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Samen met NOC*NSF en de Stichting AVG hebben we onze lidorganisaties ruim een jaar lang ondersteund om zo goed mogelijk aan alle nieuwe privacyregels te voldoen. We gaan daarmee door, maar voor twee hulpmiddelen wijzigt de situatie!
Bij KWbN kon je het afgelopen jaar een gratis gebruikerslicentie aanvragen voor het online Stappenplan AVG (*). Ruim 350 wandelorganisaties maakten gebruik van deze mogelijkheid en ontvingen een inlogcode van ons. De gratis licenties zijn nog geldig tot en met 25 juni 2019. Heb je je inlogcode nog niet geactiveerd, dan adviseren we je om dit nog stel te doen.
Bestaande licentie verlengen
Wil je het online stappenplan na 25 juni blijven gebruiken? Dan kun je je licentie tot 1 augustus 2019 tegen gunstige tarieven verlengen: € 60,- voor een jaarlicentie en € 15,- voor een kwartaallicentie. Alle gebruikers van het online stappenplan hebben hier inmiddels bericht over gehad. Verlengen doe je in 3 stappen:
1. Log in op het AVG-programma.
2. In de rechterbovenhoek staat de melding dat je licentie per 1 augustus verloopt.
3. Klik op deze melding en maak je keuze voor een licentie voor een jaar of voor een kwartaal.
Nieuwe licentie aanvragen
Heb je nog geen licentie, maar wil je wel graag gebruik maken van het online stappenplan? Ga dan naar de website van Stichting AVG voor Verenigingen en meld je aan met kortingscode SPORTAVG70. Ook in dit geval betaal je de sterk gereduceerde tarieven van € 60,- per jaar of € 15,- per kwartaal.
Tot op heden kon je gebruik maken van twee documenten met antwoorden op veel gestelde vragen over de AVG: een editie van april 2018 en een aanvulling van mei 2018. Deze documenten worden niet meer gebruikt, want sinds kort is er een website met antwoorden op veel gestelde vragen: de AVG-helpdesk voor Zorg, Welzijn en Sport.
Let op: de website is er niet alleen voor sportorganisaties, maar ook voor zorg- en welzijnsinstanties, dus niet alles is van toepassing op jouw wandelorganisatie. Sommige informatie in het overzicht van onderwerpen is wél specifiek voor de sport bedoeld, bijvoorbeeld over de omgang met foto’s/fotografie.
Met betrekking tot de AVG stelden we vorig jaar ook vijf artikelen met achtergrondinformatie en vier voorbeelddocumenten (modelcontracten) beschikbaar. Aan de inhoud van deze documenten is niets veranderd. Ze zijn en blijven beschikbaar via de online kennisbank van MijnKWbN.nl (zie bij Downloads onder het kopje ‘AVG’).
Artikelen met achtergrondinformatie over de AVG: 1. Basisbegrippen van de AVG, 2. Het opzetten van een verwerkingsregister; 3. Informatiebeveiliging: de plicht om gegevens te beschermen, 4. Privacyverklaring en toestemming vragen, 5. Marketing en online publicaties.
Voorbeelddocumenten AVG: Geheimhoudingsverklaring voor personeel; Privacyverklaring van de organisatie; Toestemmingsverklaring voor leden; Verwerkersovereenkomst.
(*) Het Online Stappenplan AVG is een computerprogramma dat je meeneemt in alle acties die je moet ondernemen om zo goed mogelijk aan de AVG te voldoen. Daarbij gaat het onder andere om acties op het gebied van ict, interne procedures en contracten. In het programma is sinds kort een automatische AVG-verklaring opgenomen en je kunt gebruik maken van een telefonische juridische helpdesk.
