Stappenplan opstart Avond4daagse

1. Kom samen met het organisatiecomité en beslis of je weer een Avond4daagse wil organiseren.

Is iedereen nog gemotiveerd? Wellicht zijn er mensen afgevallen en moet je op zoek naar nieuwe vrijwilligers voor in het comité.

• Ja -> volgende stap
• Nee -> zijn er andere mensen die aan willen haken om te helpen?

2. Inventariseer of er nog voldoende vrijwilligers zijn.

Check in een vroeg stadium of je nog een beroep kunt doen op je vaste vrijwilligers. Zo word je verder in het proces niet negatief verrast.

• Ja -> volgende stap
• Nee -> schat in of je het benodigde aantal vrijwilligers vóór de Avond4daagse nog kunt werven, bedenk hier eventueel alvast acties voor en plan deze in.

3. Verzamel concrete informatie over jouw evenement voor de gemeente.

Hierbij kun je denken aan:

• Een inschatting van het aantal deelnemers.
• Het globaal in kaart brengen van de routes die je wilt uitzetten, inclusief mogelijke start-, rust- en finishlocaties.
• Het globaal in kaart brengen van de nevenactiviteiten die je tijdens de Avond4daagse wilt organiseren (denk hierbij aan muziek onderweg, een rustpost met eten en drinken, theater, etc.).
• Het globaal in kaart brengen van mogelijke risico’s. Hierbij word je geholpen door gebruik te maken van het Online Calamiteitenplan.
• Check ook het Handboek Avond4daagse voor mogelijke onderwerpen die je hierbij mee kunt nemen.

Je hebt nu concrete informatie die je kunt gebruiken in jouw gesprek met de gemeente.

4. Neem persoonlijk contact op met de gemeente en vertel van jullie voornemen.

We adviseren je altijd in een vroeg stadium al persoonlijk contact op te nemen met jouw gemeente. Van ervaren organisatoren horen we dat dit absoluut een meerwaarde heeft. Bouw een band op met de betrokken gemeenteambtenaar. Zij beschikken over veel kennis van de procedures en zijn vaak meer dan bereid om met je mee te denken en je te helpen. Betrek de ambtenaar dus al in een vroeg stadium, zodat je zeker weet dat je de juiste informatie indient bij jouw vergunningsaanvraag en al snel weet waar je aan toe bent. Onderwerpen die je kunt bespreken:

• Informeer wat er wanneer nodig is voor de vergunningaanvraag
• Vraag waar je rekening mee moet houden
• Geef aan dat je bij de aanvraag rekening houdt met eventuele coronamaatregelen

5. Stel jouw plan op voor de organisatie van jouw Avond4daagse (of screen jouw bestaande plan) en zet kruisjes bij de punten die extra aandacht behoeven, mochten er nieuwe coronamaatregelen komen.

Hoewel er momenteel bijna geen coronamaatregelen meer gelden, getuigt het van een goede voorbereiding als je hier bij de organisatie van jouw Avond4daagse nog wel op voorbereid bent.

Denk bijvoorbeeld na over:

• Hoe handhaaf je eventueel 1,5 meter afstand (bij het defilé/de intocht)?
• Hoe spreid je het aantal deelnemers als dat nodig blijkt?
• Hoe zorg je voor een verantwoorde medaille-uitreiking?

Natuurlijk hopen we dat het niet hoeft, maar door er alvast over na te denken, geef je wel aan met een vooruitziende blik te organiseren.

6. Dien de vergunningsaanvraag in.

Voor tips en handvatten voor de daadwerkelijke organisatie van jouw Avond4daagse verwijzen we je naar het Handboek Avond4daagse.