Sinds 1 januari 2022 is de Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ) van kracht. Deze norm regelt de eerste hulp en medische zorg tijdens een evenement en is vastgelegd in de evenementenvergunning. Wim Lensen, directeur van de Stichting Venloop en lid van de VNEZ-werkgroep Duursport en Hardlopen, legt uit wat deze norm betekent voor wandel- en hardlooporganisaties. (Door Thea van Setten)
De VNEZ richt zich niet direct op organisatoren van evenementen, maar op de organisaties die zorg verlenen tijdens een evenement. ”De norm is bedoeld om de kwaliteit van de zorg tijdens een evenement te bevorderen en risico’s zoveel mogelijk te vermijden’, legt Wim Lensen uit.
“Als organisator van een wandeltocht ben je verantwoordelijk voor de veiligheid en de gezondheid van deelnemers, vrijwilligers en publiek. Daarom moet je aan alle wettelijke en preventieve maatregelen uit de evenementenvergunning voldoen. Die vergunning vraag je aan bij de gemeente, die op haar beurt advies vraagt aan de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Zij bepalen de medische inzet tijdens een evenement op basis van de VNEZ. Daar komt dan een laag-, midden- of hoog risicoprofiel uit. Bij een laag risicoprofiel kun je bijvoorbeeld gebruik maken van EHBO’ers. Bij hoge risico’s, zoals bijvoorbeeld bij de Venloop, maak je gebruik van zorgprofessionals.”
Op dit moment schat Lensen in dat ruim 5% van de georganiseerde wandeltochten in Nederland vergunningsplichtig is. “Dat hangt uiteraard af van het aantal deelnemers, van de routes, of je een weg af moet sluiten, of er veel publiek is, enzovoort. Dat soort vragen moet je je als organisator stellen. Het is lastig om hierbij een kantelpunt vast te stellen. Ligt de limiet bij 100 deelnemers of bij 250? Bovendien zijn er allerlei andere factoren die meespelen. Ik zou zeggen ga in een vroeg stadium in overleg met de gemeente en kijk of je een vergunning nodig hebt. Je moet je wel realiseren dat jij als organisator eindverantwoordelijk bent voor de veiligheid van de deelnemers en de vrijwilligers. En daar wil je niet mee marchanderen. Ook niet als je geen vergunning nodig hebt!”
Omdat er aan duursporten extra gezondheidsrisico’s kleven, is er binnen de VNEZ een richtlijn Duursport en Hardlopen opgesteld. Die geldt onder meer voor lange afstandswandelen, power walking en nordic walking.
“Het gaat dan vooral om oververhitting en hartproblemen”, vertelt Lensen. “Dat zijn de meest voorkomende risico’s bij wandel- en hardloopevenementen. Kijk bijvoorbeeld naar tochten waarbij extreme hitte is voorspeld. Dat moet je dan meenemen in je risicoprofiel. Daarnaast is het handig om te kijken waar langs de route je de hulpposten inricht. Wij maken bij de Venloop gebruik van mobiele EHBO-posten. Zo kan je garanderen dat er binnen vijf minuten hulp aanwezig is.”
Wat de totale zorgkosten zijn? ”Als je het over de Venloop hebt, met 30.000 deelnemers, dan is dat een fors bedrag. Bij een kleinere wandeltocht, tot zo'n 1.000 deelnemers) zit je op ongeveer € 1.200,- tot € 1.500,-. Uiteraard is dit afhankelijk van de vergunning met het daarbij vastgestelde risicoprofiel.”
De VNEZ is niet verplicht voor organisatoren van evenementen, maar de gemeente die de vergunning afgeeft, kan de norm wel verplicht stellen. “De gemeente maakt gebruik van het advies van de GHOR. Als die organisatie tot de conclusie komt dat er gezondheids- of veiligheidsrisico’s aan het evenement zitten die afgedekt moeten worden, dan val je automatisch onder de VNEZ.”
Is het niet jammer dat er geen eenduidige regelgeving is? Dus dat de ene gemeente wel een vergunning eist en de andere niet? “Dat is lastig, omdat alle situaties anders zijn. Het is goed dat we nu een soort basisdocument hebben waar we op terug kunnen vallen. Je wilt als wandelorganisatie de veiligheid en de gezondheid van je deelnemers en vrijwilligers bewaken. Daarnaast moet je je gezonde verstand gebruiken. Als jij een wandeltocht organiseert voor een gering aantal deelnemers, waarbij de risico’s minimaal zijn, dan hoef je je geen zorgen te maken over vergunningsplicht of de VNEZ.”
Lensen vindt dat je je als evenementenorganisator moet laten leiden door je eigen waarden en normen. Wat vind jij als tochtorganisator belangrijk? Wat voor soort evenement is het? Wat zijn de risico’s? Moet je een vergunning aanvragen bij de gemeente?
“Als je twijfelt, ga dan vroegtijdig in gesprek met de gemeente, maar bewaak je eigen grenzen. De maatregelen moeten wel in proportie zijn tot het evenement. Maak eerst zelf een risicoprofiel. Je kunt daarbij gebruik maken van het Online Calamiteitenplan van KWbN. Heb je een vergunning nodig, dan kun je op basis van het risicoprofiel zelf de zorgorganisatie kiezen die het voor je gaat uitvoeren.”
