De organisatoren van de Airborne Wandeltocht en de Betuwse Bloesemtocht doen veel moeite om voldoende evenementenverkeersregelaars te vinden. Ze werven het liefst dichtbij huis en maken daarbij de verbinding met lokale goede doelen. Het resultaat? Veel goodwill, gemotiveerde verkeersregelaars én minder werk.
Met 20.000 deelnemers was de eerste Betuwse Bloesemtocht van dit jaar meteen een succes. Om de tocht in goede banen te leiden, zette de organisatie 200 evenementenverkeersregelaars en 35 beroepsverkeersregelaars in. “Een enorm aantal”, bevestigt Patricia Koppert, voorzitter van de commissie Verkeer en Veiligheid. “Als nieuwe organisatie gingen we laat van start en moesten we nog van alles uitvinden. De werving van al die verkeersregelaars was een hele klus, die tot het laatste moment doorliep.”
Die werving begon tijdens bijeenkomsten voor potentiële vrijwilligers voor de nieuwe tocht. Later volgden oproepen via lokale, regionale en sociale media. “Maar we hebben vooral heel erg veel rondgebeld”, geeft Patricia aan. “Met alle mogelijke verenigingen, stichtingen, evenementen- en vrijwilligerspools. Op advies vooral dichtbij huis, maar ook verder weg. Zo komen onze motards van Verkeersregelaars Zaltbommel, hebben we een enthousiast clubje van Avond4daagse Rhenen en wisselen we nu verkeersregelaars uit met Fruitcorso Tiel.”
Het advies om vooral dichtbij huis te werven, kwam van PSV Renkum, de organisatie achter de Airborne Wandeltocht. Daar is bestuurslid Bert van Duren verantwoordelijk voor alle Verkeer en Mobiliteit. Voor de 79e editie, met bijna 36.000 deelnemers, schakelde hij dit jaar 65 evenementenverkeersregelaars, 20 beroeps en 28 parkeerwachters in.
“Als we verkeersregelaars tekort komen, huren we beroepsregelaars in bij een commercieel bedrijf”, vertelt Bert. “Dat is een kostbare zaak. Zo’n bedrijf stuurt mensen vanuit het hele land. Goed in verkeerstaken, maar minder betrokken bij onze organisatie en vaak onbekend met onze omgeving. Zo kunnen ze je niet vertellen waarom ergens een hek staat of wat de kortste weg naar je bestemming is. Dat leidt bij kritische deelnemers tot irritatie en soms een conflict, want dat is wél wat ze van een verkeersregelaar verwachten.”
Daarom investeert de Airborne-organisatie bij voorkeur in lokale verkeersregelaars. “Daarvoor richten we ons op lokale groepen met een maatschappelijk doel”, licht Bert toe. ”Een sport- of muziekvereniging die spaart voor nieuwe materialen, maar ook een groep buurtbewoners die in hun wijk een speeltuintje wil realiseren. Wij ondersteunen zulke doelen met 150 euro voor elke verkeersregelaar die zo’n groep ons kan leveren. Dat lijkt veel, maar is een stuk goedkoper dan externe inhuur. Daarbij passen goede doelen goed bij onze eigen maatschappelijke insteek.”
Deze aanpak levert de Airborne-organisatie veel goodwill en gemotiveerde verkeersregelaars op. Mensen die de omgeving op hun duimpje kennen en het ontzettend leuk vinden om samen actief te zijn voor de tocht en hun eigen goede doel. En dat vergroot de kans dat ze er de volgende keer opnieuw bij zijn.
“Werken met groepen scheelt ons ook werk”, benoemt Bert een ander voordeel. “Per groep hebben we één contactpersoon. Die zorgt binnen de groep voor alle werving, regelzaken en communicatie. Zo proberen we meer mensen mede-verantwoordelijk te maken voor onze organisatie. Een mooi voorbeeld is de lokale Rotary Club. Die beheert een hele parkeerplaats en levert daar ook verkeersregelaars voor.”
Voor na de werving heeft Patricia één alomvattend advies: zorg goed voor je mensen! Met een vast aanspreekpunt, een instructiebijeenkomst en alle benodigde materialen, zoals een verkeershes en portofoon. Tijdens het evenement draait goede zorg om eten, drinken en een toilet in de buurt, maar vooral ook om aandacht. Patricia: “Verkeersregelaars staan wijd verspreid, ook alleen, ook op saaie buitenposten. Die willen allemaal dat er iemand naar ze omkijkt, een praatje komt maken of bijspringt bij een vervelend incident. Of simpelweg omdat ze naar het toilet moeten. Daar zorgen onze rayonhoofden/motards voor. Binnen hun eigen gebied proberen ze bij iedereen in elk geval twee keer langs te gaan.”
Net als Bert wil Patricia nóg meer lokaal werven. “Mensen die de lokale situatie goed kennen, wijzen inderdaad beter de weg. Maar lokale vrijwilligers zijn ook goed voor de saamhorigheid en betrokkenheid binnen je organisatie. De gemeente West-Betuwe heeft 26 kernen. We hebben dus een grote markt om te werven. Om te werven, dragen ook wij bij aan goede doelen, vooral op gebied van beweging. Met een bijdrage van 40 euro voor elke vrijwilliger en 50 euro voor elke verkeersregelaar. Niet omdat verkeersregelaars belangrijker zijn, maar omdat die verplicht de E-instructie van Stichting Verkeersregelaars Nederland moeten volgen.”
Voldoende verkeersregelaars blijft voor Bert en Patricia een flinke uitdaging. Daarom kijken ze na elke tocht of de inzet nóg efficiënter en aantrekkelijker kan. Met een route-aanpassing heb je wellicht minder posten nodig, al is het maar de saaiste of één voor kostbare beroeps. Beter rouleren brengt meer verkeersregelaars dicht bij de wandelaars en dat is toch echt het leukst. En voor parkeerplaatsen, hekken en route-afsplitsingen heb je ook parkeerstewards, hekwachters en parcoursbegeleiders. Die mogen geen aanwijzingen geven aan verkeer op de weg, maar hoeven ook geen E-instructie te volgen. Voor die functies is de drempel dus lager en dat is makkelijker werven.
1. Werf zoveel mogelijk lokaal
Mensen uit je eigen omgeving voelen zich sneller betrokken en kunnen wandelaars en verkeersdeelnemers uitstekend de weg wijzen, wat positief afstraalt op jouw organisatie.
2. Richt je op individuen én groepen
Iedere verkeersregelaar is er één, maar bij verenigingen, stichtingen en andere groepen heb je kans op meer tegelijk.
3. Maak meedoen aantrekkelijk
Vertel wat je te bieden hebt: een onvergetelijke dag, volop waardering, een lunchpakket, consumpties, een tof shirt, goede instructie en begeleiding, een vergoeding, een slotfeest.
4. Vergeet je voorwaarden niet
Denk aan de verplichte E-instructie, de minimumleeftijd van 16 jaar, het aantal te werken uren. Mogelijke extra criteria voor groepen: een minimum aantal verkeersregelaars, 1 contactpersoon, een KVK-inschrijving, een ANBI-status.
5. Communiceer breed
Maak je aanbod en voorwaarden bekend via je website, lokale en sociale media, posters op drukbezochte plekken, een mailing voor groepen en in je directe contacten.
6. Maak van aanmelden een positieve ervaring
Gebruik een overzichtelijk online aanmeldformulier en reageer daarop met een automatische ontvangstbevestiging (welkom, volgende stappen, gegevens contactpersoon). Geef je een vergoeding voor een goed doel? Vraag dan in het formulier meteen wat dat is.
7. Zorg goed voor je mensen
Bereid je verkeersregelaars goed voor op hun taken en zorg tijdens het evenement voor een vast aanspreekpunt, alle benodigde materialen, eten, drinken, toiletten én aandacht.
Neem deze 5 overwegingen mee:
